Der alljährliche Wahnsinn der Lizenzvermessung – jetzt neu mit Lizenzvergabe nach Berechtigung?

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Die SAP-Lizenzvermessung sorgt bei vielen SAP-Kunden jedes Jahr für Schweißperlen auf der Stirn. Geht man nach den neuesten Entwicklungen, könnte sich der Stresspegel in Zukunft noch erhöhen. Bisher richtete sich die Lizenzvergabe meist nach den Funktionen der User. Allerdings möchte SAP das gerne ändern, Stichwort: Lizenzvergabe nach Berechtigung. Zukünftig soll sich der Lizenztyp aus dem Umfang der Funktionen ergeben, die ein User nutzen könnte. Wie dieses Szenario ablaufen würde, haben wir in einem kleinen Dialog für Sie durchgespielt:

Jetzt nur noch Lizenzvergabe nach Berechtigung?

Das Telefon klingelt. Helmut, SAP-Lizenzmanager bei einem Pharmaunternehmen hebt ab. Am anderen Ende Kurt, SAP-Lizenzmanager der Uniklinik. Nach einem schnellen „Hallo“ informiert er kurzatmig darüber, dass er gehört habe, dass SAP-Nutzer jetzt nach Berechtigungsvergabe lizenziert werden müssen. Die Panik in seiner Stimme ist deutlich zu hören: „Wie soll ich das denn jetzt machen? Wie soll ich der SAP beweisen, dass in einer Employee-Rolle auch nur Employees drin sind? In den letzten Jahrzehnten haben sich unendlich viele selbst entwickelte Customer-Codes angesammelt. Die Rollenvergabe ist auch nicht wirklich transparent. Und überhaupt, wer soll die ganze Arbeit übernehmen?“ Eine schier unlösbare Aufgabe türmt sich vor Kurt auf. Sein erhöhter Puls ist selbst durch das Telefon zu spüren.

Helmut kommt gar nicht erst zu Wort, weil Kurt ohne Luft zu holen sofort weiter lamentiert: „Mein Berechtigungskonzept ist so grob gestrickt, da kann ich meine günstigen Lizenzen gleich aus dem Fenster schmeißen und einen Sack Professional Lizenzen kaufen! Wenn ich das tue, dann kann ich auch gleich im Personalbüro meine Entlassungspapiere abholen, weil sich mein Chef dann keinen Lizenzmanager mehr leisten kann.“

Lizenzvergabe nach Aktivität vs. Lizenzvergabe nach Berechtigung

Endlich kann Helmut eine kurze Zwischenfrage platzieren: “Wo hast du denn diese Weisheit her?
Ich erinnere mich noch sehr gut daran, dass ich bei der SAP gelesen habe, vor der Vermessung alle Benutzer ordentlich nach ihren Aktivitäten zu lizenzieren – und das ist schon schwer genug.“ Kurt nennt kurzatmig den Namen eines anderen Lizenzmanagers und schimpft sofort weiter: “Ich habe hier zwei Leute und die können vor Arbeit kaum noch atmen. Und der Herman, Lizenzmanager einer anderen Klinik, hat gerade richtig nachgezahlt, weil man ihm nachgewiesen hat, dass er seine Branchenlizenzen nicht richtig genutzt hat – also einfach mal nach Nutzung draufgezahlt.“

Es ist still am anderen Ende und kurzzeitig befürchtet Helmut, Kurt hätte der Schlag getroffen. Dann geht es aber schon weiter. “… jetzt noch indirekte Nutzung, da werden irgendwelche Dokumente gezählt … und jedes Jahr ploppen neue Engines hoch und sind plötzlich kostenpflichtig. Mein SAP-Vertriebsmitarbeiter meinte, ich solle einfach auf S/4HANA umsteigen, dann hätte ich all die Probleme nicht. Haha, ich habe mal die zusätzlichen Hardwarekosten für die HANA-Datenbanken berechnet – das ist auch mein Weg zum Personalbüro.”

Schon mal an intelligente Software gedacht?

Bei Kurts Worten “Ich kann es drehen und wenden wie ich will, die Lizenzkosten werden explodieren und ich bin erledigt …” findet Helmut endlich die Lücke zu einer Erwiderung: „Schon mal an intelligente Software gedacht?” Helmuts Frage verlängert die Stille am Ende der Leitung und er nutzt seine Chance:

„Vor gut zwei Jahren stand die SAP vor unserer Tür und meinte, wir haben zu wenige Professional Lizenzen. Generiert wurde diese Behauptung einfach daraus, dass schon lange keine Nachkäufe getätigt wurden, aber das Unternehmen wohl gewachsen sei. Tatsächlich waren wir gewachsen, aber deshalb einfach auf Verdacht 100 Professional Lizenzen nachzukaufen, das habe ich nicht eingesehen. Ich erinnerte mich an eine E-Mail, in der eine automatische Lizenzoptimierung versprochen wurde – samQ.

Ein Anruf und wir konnten samQ direkt in unserer Systemlandschaft testen. Schon nach der zweiten Remote-Session konnte ich sehen, dass wir sogar zu viele Professional Lizenzen hatten, wenn ich nach Aktivitäten lizenziere. Aber unser Self Service-Prozess, den wir im letzten Jahr eingeführt hatten, hat zu einem User-Zuwachs geführt. Ja, mir fehlten Lizenzen, aber die ESS Lizenz zum Employee Self Service kostete mich letztlich 70€ pro Lizenz. Das als Professional Lizenz ruft schon mal stolze 2.400€ auf.

Mit dieser Erkenntnis ging ich in die SAP-Verhandlung. Die SAP sagte mir aber, dass ich sicherstellen müsste, dass diese Nutzer wirklich nur das machen könnten, wozu sie berechtigt sind. Also Lizenzierung nach Berechtigungen. Dazu wurde in samQ analysiert, welche Transaktionen die ESS User inklusive der Customer Codes benutzen und benutzen können. Diese Erkenntnisse konnten nun an das Berechtigungsteam weitergegeben werden, damit dort die Rollen entsprechend angepasst werden.“

Und wer kümmert sich um die indirekte Nutzung?

“Du musst dich auch noch um die indirekte Nutzung kümmern!” Kurt hatte seine Sprache wiedergefunden. „Nein, muss ich nicht mehr, weil samQ per Knopfdruck die Daten zur indirekten Nutzung sammelt und als Download zur Verfügung stellt.“ Kurt war wieder ruhig.

„Damit kann schnell ermittelt werden, wo indirekte Nutzung besteht und die kritischen Schnittstellen werden in samQ eingetragen, damit hier die Nutzung permanent überwacht wird.
Problem gelöst.

Im Moment schauen wir uns auch setQ von VOQUZ an. Das ist die perfekte Ergänzung um seine SAP-Berechtigungen im Griff zu haben. Mit setQ kann man blitzschnell Berechtigungskonzepte über hunderte Templates erstellen, kritische Kombinationen auf Objektebenen ausschließen und Rollenaktualisierungen auf Basis der samQ-Daten kinderleicht durchführen.

Kurt, am besten kommst du einfach mal bei uns vorbei und ich zeige dir, wie das läuft!“

Stehen auch Sie vor ähnlichen Problemen? Informieren Sie sich über die SAP-Lizenzoptimierung und das SAP-Berechtigungsmanagement. Gerne beraten wir Sie auch direkt – besuchen Sie uns doch an unserem Stand (L20) auf dem DSAG Jahreskongress! Mit den richtigen Tools ersparen Sie sich viel Stress … und unter Umständen den Gang zum Personalbüro;)

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