SAP veröffentlicht vorläufiges Erkennungstool für indirekte Nutzung

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Am 31. Juli 2018 hat SAP offiziell sein Tool zur Analyse der indirekten Nutzung veröffentlicht. Es schätzt die jährliche Nutzung von Geschäftsdokumenten ein, die über Nicht-SAP-Anwendungen erstellt werden.

Das lang erwartete Tool wurde als Konsequenz aus dem Preis-Update zur indirekten Nutzung von SAP im April 2018 veröffentlicht, das sich um neun Arten von Geschäftsdokumenten dreht. Das Tool kann vom SAP-Marktplatz als Note 2644139 (für ECC) und 2644172 (für S/4HANA) heruntergeladen werden.

Wir haben einen Blick auf die neuen Informationen geworfen und möchten Ihnen die wichtigsten Punkte hier vorstellen.

Tool zur indirekten Nutzung mit einigen Macken

  1. In einem früheren Blogbeitrag haben wir die Absicht von SAP erläutert, für Geschäftsdokumente, die innerhalb des digitalen Kerns (ECC/S4) von Fremdsystemen erstellt wurden, Gebühren zu erheben, die sich nach der Höhe der einzelnen Line Items richten. Das heißt, ein Sales Order mit zehn Line Items würde 10 Dokumente zu einem Startpreis von 0,50 EUR pro Dokument ergeben. Das folgende Beispiel aus dem SAP-Tool bestätigt den Line Item-Ansatz. Wir raten, alle gegenwärtigen und zukünftigen Anwendungsfälle für diese neun Arten von Geschäftsdokumenten zu berücksichtigen. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass diese Vorgehensweise zu einem sehr viel höheren Verbrauch führen kann, als Sie ihn bisher erwartet haben.
  2. SAP plant, den regulären USMM/SLAW-Auditprozess bis Ende 2018 um eine automatische Erkennung für indirekte Nutzung zu erweitern. Mit anderen Worten: Wenn Sie bis zu Ihrer jährlichen Selbstvermessung 2019 warten, wird Sie SAP zwingen, die Menge Ihrer indirekt genutzten Dokumente auf der Grundlage ihrer Audit-Ergebnisse zu verhandeln.
  3. Die aktuelle Version des Tools von SAP hat noch folgende Einschränkungen:
  • SAP kann nicht zwischen Geschäftsdokumenten, die von Nicht-SAP-Anwendungen erstellt wurden, und lizenzierten SAP-Anwendungen unterscheiden. Das heißt, Sie müssen manuell technische User angeben, die zur Anbindung einer Nicht-SAP-Anwendung an Ihre SAP-Systeme verwendet werden. Für Unternehmen mit hunderten von technischen Usern, die sich ihrer Schnittstellenlandschaft nicht sicher sind, liefert das Tool keine hilfreichen Ergebnisse.
  • SAP hat bereits erwähnt, dass alle produktiven Prozesse, einschließlich EDI, unter der aktualisierten Richtlinie für indirekte Nutzung lizenziert werden müssen. Die aktuellen Schritte des SAP-Tools konzentrieren sich nur auf technische User, die Sie manuell angeben. Das tatsächliche Gesamtvolumen der jährlichen Dokumente, die gemäß der Richtliniendefinition lizenziert werden müssen, könnte damit unentdeckt sehr viel höher sein.
  • Das Tool kann keinen Abgleich für Dokumente durchführen, die von Benutzern hinter externen Anwendungen erstellt wurden, die ansonsten lizenzierte SAP Named User sind. Dies ist ein wichtiger Punkt, um zu vermeiden, dass SAP-Kunden für die indirekte Nutzung durch bereits lizenzierte Benutzer doppelt bezahlen.
  • SAP hat bereits erwähnt, dass die zusätzliche Verarbeitung im Rahmen eines Workflows, der durch die Erstellung eines ersten Geschäftsdokuments gestartet wurde, kostenlos ist. Mit anderen Worten: Wenn das indirekte Anlegen eines Kundenauftrags die Erstellung zusätzlicher Belege wie z.B. Finanz- oder Rechnungsbelege auslöst (Sie können sich hier Ihre eigenen Szenarien vorstellen), wird nur das Anlegen des initialen Kundenauftrags (gezählt auf der Ebene der Einzelposten) berechnet. Alle zusätzlichen Dokumente, die zur Vervollständigung des Prozesses erstellt werden, sind kostenlos. Das Problem ist, dass die aktuelle SAP-Version des Tools keine Verarbeitungslogik hat, die die Prozessvervollständigung in die Anzahl der Dokumente einbezieht.

Unser Fazit

Auch wenn es verfrüht erscheint, das Tool in seiner aktuellen Version zu kritisieren, stellt sich bei näherer Betrachtung doch die Frage, ob SAP überhaupt beabsichtigt, eine genaue und für den Kunden transparente Erkennung von indirekter Nutzung zu ermöglichen. Wenn Sie die neue dokumentenbasierte Lizenzpolitik von SAP übernehmen, sollten Sie schriftlich festhalten, dass Ihrem Vertrag in Zukunft keine neuen Dokumenttypen hinzugefügt werden können – und welche Audit- und Erkennungsmethoden von SAP zur Ermittlung Ihres Jahresverbrauchs angewendet werden sollen.

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