Unfriendly Audits durch SAP – Schon bald auch bei Ihnen?

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Umfrage zur Häufigkeit von SAP Audits in Unternehmen

Vor kurzen starteten wir bei einem unserer Webinare eine Schnellumfrage, welche Unternehmen bereits ein unfriendly SAP Audit hatten. Das Ergebnis war hochinteressant und zeigt, wie wichtig eine gute Lizenzverwaltung ist!

SAP Audit – Die harten Fakten

Während etwa 38% noch nie oder doch schon vor längerer Zeit ein solches Audit über sich ergehen lassen mussten, hatten fast 54% ein solches Audit in den letzten 2 Jahren. Bei etwa 8% der Unternehmen war ein Audit in Vorbereitung, also angekündigt. Diese Zahlen belegen also eindeutig eine extrem gestiegene Aktivität in dem Bereich.

Was ist ein SAP Audit eigentlich?

Aber gehen wir noch einmal zum Anfang zurück. Diejenigen, die bis jetzt noch verschont geblieben sind, fragen sich vielleicht, wie so ein SAP Audit abläuft.

Es wird dabei in den Systemen geschaut, ob User Aktivitäten durchgeführt haben, die nicht zur angegebenen Lizenz passen. Ein Professional, der nur Employee-Aktivitäten durchführt, ist dabei dem Auditor egal. Aber ein User mit einer Employee Lizenz, der Professional Aktivitäten nutzt, ist für ihn ein Lizenzvergehen. Findet er unter 100 untersuchten Usern 10, die zu niedrig lizenziert sind, so wird die Forderung auf den Tisch gelegt, 10% der bestehenden User höher zu lizenzieren.

Fazit: Ein Audit wird von geschulten SAP Auditoren durchgeführt, ist unangenehm und führt meistens zu beträchtlichen Nachzahlungen.

Kann sich ein Unternehmen davor schützen?

Tatsächlich nur sehr schwer! Aber man kann dafür sorgen, dass man im Fall der Fälle optimal darauf vorbereit ist und SAP Rede und Antwort stehen kann. Dazu sollte man zunächst wissen, nach welchen Kriterien SAP Firmen für ein Audit auswählt.

Wer ist der Nächste auf der Liste?

Ein Audit kostet Geld und auch bei einem SAP Audit geht es um Rentabilität. Dementsprechend wird logischerweise dort das nächste Audit angesetzt, wo der größtmögliche Gewinn zu erwarten ist. Und das ist dort, wo man sicher sein kann, dass im Lizenzmanagement keine klare Datentransparenz herrscht und man die Mitarbeiter mit unbekannten Tatsachen konfrontieren kann.

Das richtige SAP Lizenzmanagement als optimale Vorbereitung

Was also wirklich hilft, ist zu wissen, dass Ihre Mitarbeiter richtig lizenziert sind. Am besten haben Sie das auch dokumentiert vorliegen. Genau dabei hilft eine Optimierungssoftware wie samQ.
Sicher, ein Audit kann damit nicht hundertprozentig verhindert werden. Aber im Ernstfall haben Sie so einen großen Vorteil: Sie können die Lizenzvergabe genau darlegen! Damit diskutieren Sie auf Augenhöhe mit SAP und müssen sich nicht permanent beim Lizenzvergehen ‚erwischt‘ fühlen.

Aktives Lizenzmanagement ist auch hier die Lösung! Seien Sie immer vorbereitet – Mit samQ sind Sie es!

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