Updates von der SAPPHIRE NOW: SAP stellt “Digital Access Adoption Program” (DAAP) vor

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Auf der SAPPHIRE 2019 stellte SAP das auf ein Jahr begrenzte „Digital Access Adoption Program“ vor, das finanzielle Anreize für Unternehmen bietet, die sich für das „Digital Access“-Modell entscheiden.

Zu dieser brandaktuellen Thematik bieten wir auch ein White Paper an, das Sie hier herunterladen können. Im White Paper erhalten Sie einen ausführlichen Überblick, welche Optionen Ihnen jetzt offenstehen und wie man sich als SAP-Kunde am besten entscheidet.

Was steckt hinter DAAP?

Das neue Digital Access Adoption Program (DAAP) ist ein Jahr lang gültig und garantiert, dass Kunden keine rückwirkenden Wartungskosten zahlen müssen. Das Programm besteht aus zwei Stufen:

  1. Messung des aktuellen Dokumentenverbrauchs
  2. Auswahl einer der beiden finanziellen Anreize:

Option A: Lizenzierung von 115% der geschätzten Dokumente, dabei entstehen nur Lizenzkosten für das geschätzte Wachstum (die +15%)

Option B: Bei einer Lizenzierung von 100% Ihres aktuellen Dokumentenverbrauchs bietet SAP 90% Rabatt auf die Listenpreise dafür (auch auf Wartungskosten)

Als SAP-Kunde müssen Sie berechnen, welches Szenario am besten zu ihren Bedürfnissen passt.

Gibt es einen Haken?

Auch wenn diese Rabatte verlockend sind, sollten Sie im Auge behalten, wie die Ergebnisse der Dokumentenzählung zustande kommen. Zur Ermittlung der indirekten Nutzung gibt es zwei Möglichkeiten. Kunden können entweder:

(A) mit der Global License Audit and Compliance Group (GLAC) von SAP zusammenarbeiten – allerdings handelt es sich hier nach wie vor um eine reine Schätzung durch SAP – nicht um eine genaue Messung!

(B) oder das „SAP Passport Tool“ installieren, das das genaue Aufdecken von Dokumenten ermöglichen soll, die über Drittanwendungen erstellt wurden.

Aber auch hier gibt es einige Punkte, die Sie bedenken sollten: 1. Das Tool wird zunächst nur für die aktuellsten Versionen von ECC verfügbar sein. 2. Die Zählung der Dokumente beginnt ab dem Zeitpunkt der Installation – dadurch erhalten Sie keine sofortige jährliche Schätzung, sondern müssen eventuell 12 Monate warten, um zuverlässige Zahlen zu erhalten

SAP bestätigte auch, dass EDI-Kommunikation als indirekte Nutzung gilt. Haben Sie bereits untersucht, welche finanziellen Auswirkungen das neue Digital Access-Modell auf Ihr Unternehmen haben könnte ohne EDI zu berücksichtigen? Dann besteht für Sie die Gefahr einer höheren Anzahl an Dokumenten als ursprünglich geschätzt.

Ebenfalls diskutiert wurde das Thema Robotic Process Automation (RPA), da die nicht-menschliche Nutzung unter die Definition von Digital Access fällt. Es wurde bestätigt, dass RPA-Lösungen, die in ECC oder S/4HANA integriert sind, zu zusätzlichen Lizenzkäufen für SAP-Kunden führen können. Nicht spezifiziert wurde dabei, ob es Unterschiede zwischen „attended Robots“ und „unattended Robots“ gibt – bei ersteren ist es ja der Anwender selbst, der den RPA-Prozess als Werkzeug zur Effizienzsteigerung seiner eigenen Arbeit startet, ähnlich einem Makro in Excel. Warum sollte hier eine Indirect Access-Lizenz anfallen?

Wie handelt man jetzt am besten?

Wir glauben, dass DAAP eine gute Gelegenheit für Kunden ist, ihre indirekte Nutzung günstiger zu lizenzieren – die Schwierigkeit besteht nur darin, sicherzustellen, dass Sie tatsächlich den maximalen Nutzen für sich aus dem Programm ziehen und sich nicht auf Wartungskosten verpflichten, die auf einer überzogenen Schätzung basieren könnten.

Was passiert, wenn das Programm im Mai 2020 ausläuft? Das ist schwer zu sagen…aber angesichts des strategischen Einsatzes von SAP-Audits erwarten wir auch in Zukunft Strafen für Kunden, die sich – trotz der großen Bemühungen von SAP – weigern, auf das Digital Access-Modell umzustellen.

Die Antwort? Das „VOQUZ Assisted Digital Access Adoption Projekt“ (VQ-ADAAP)

Die Herausforderung bei DAAP und der SAP-Lizenzierung im Allgemeinen besteht darin, die richtigen Interessengruppen so zusammenzubringen, dass sie das beste finanzielle Ergebnis erzielen. Deshalb haben wir ein maßgeschneidertes Programm entwickelt, das SAP-Kunden bei ihrem Umgang mit der indirekten Nutzung unterstützt.

Das „VOQUZ Assisted Digital Access Adoption Project“ (VQ-ADAAP) kombiniert die Ergebnisse der objektiven SAP-Lizenzvermessungs- und Optimierungssoftware (samQ) mit der Expertise unserer hauseigenen Lizenzberatung. Dadurch erhalten Sie eine auf Sie abgestimmte Lösung, die die kostengünstigste Möglichkeit gewährleistet, gleichzeitig vertragliche Schutzmaßnahmen umsetzt und Auditrisiken eliminiert. Möchten Sie, dass jemand Ihre Verhandlungen mit SAP vorantreibt? Auch hier können wir Sie als unabhängige Berater unterstützen.

Die amerikanische SAP-User-Group ASUG empfiehlt in ihrem neuesten Blogbeitrag, dass Sie „…Ihre Lizenz-Compliance innerhalb der nächsten sechs Monate ermitteln sollten – [….] Wenn Sie feststellen, dass Sie unterlizenziert sind, haben die beiden Optionen, dies mit SAP zu lösen, eine Frist von einem Jahr (mit Ablauf im Mai 2020). Da es einige Zeit dauern wird, Ihr aktuelles Risiko bezüglich der indirekten Nutzung aufzudecken und Ihre aktuellen Lizenzansprüche und Verhandlungen zur Aktualisierung Ihrer Lizenz zu verstehen, haben Sie nur sehr wenig Zeit zur Verfügung. Fangen Sie sofort mit der Vorbereitung an – nur so können Sie und Ihr Unternehmen die beste Entscheidung treffen.“

Wir stimmen der ASUG zu und haben genau dies bereits für Hunderte von Kunden seit dem Diageo-Urteil getan – von der kleinen Firma bis hin zu internationalen Großkonzernen, die mehr als 50.000 Nutzer und Gesamtauftragswerte von mehr als 500 Millionen Dollar haben.
Wir unterstützen Sie bei diesem Prozess – machen Sie jetzt den ersten Schritt und vereinbaren Sie eine unabhängige Beratung mit unserem SAP License Advisory Team!

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